كيف تكتب رسالة الكترونية لأغراض مهنية !!

أصبح معظم المهنيين اليوم يستخدمون الرسائل الالكترونية للتواصل فيما بينهم وانجاز مهامهم. فقد أصبحت عملية ارسال الرسائل الالكترونية عملية سهلة وبسيطة تتم بكبسة زر. ولكن يجهل البعض خطوات كتابة الرسائل الالكترونية بطريقة صحيحة. فقد يؤدي كتابتها بشكل خاطئ الى تكوين فكرة سيئة عن الشخص المرسِل وتشويه صورته أمام الآخرين.

يقدم لك الخبراء في بيت.كوم، فيما يلي الخطوات الصحيحة لكتابة رسائل إلكترونية لأغراض مهنية:

1. عرّف عن نفسك: في بداية الرسالة احرص على تقديم نفسك للأشخاص الذين لا تعرفهم جيداً أو اولئك الذين لا تربطك بهم علاقة مهنية قوية. فلا تفترض أن الشخص الذي تتواصل معه يعرفك أو يتذكرك. لذا احرص دائماً على ذكر اسمك ودورك الوظيفي بشكل واضح ومختصر قبل التطرق الى تفاصيل العمل.

2. تجنب التحدث حول الأمور الشخصية: لا تتطرق الى مواضيع خاصة أو شخصية عند كتابة بريد إلكتروني لغرض مهني، فقد يطلع عليه أشخاص آخرون غير الشخص المتلقي. ركّز على مناقشة الأمور العامة فحسب، وتحدث حول الأمور الشخصية اذا رغبت عبر الهاتف.

3. أجب عن الرسائل التي تصلك في الوقت المناسب: لا يفضل الانتظار فترة طويلة للاجابة عن البريد الذي استلمته، فقد يترك ذلك انطباعاً سلبياً عنك. يشير الخبراء الى أن الوقت المثالي للاجابة عن الرسائل الالكترونية يتراوح ما بين 12-24 ساعة.

4. تجنب ارتكاب الأخطاء النحوية: ان الأسلوب الذي تتبعه في الكتابة، كالإملاء، وعلامات الترقيم والنحو يعكس الى حد ما شخصيتك. احرص على قراءة البريد أكثر من مرة قبل ارساله الى الشخص المعني للتأكد من خلوه من الأخطاء النحوية أو الاملائية ولتجنب ترك انطباع سلبي عنك لدى الشخص المتلقي لرسالتك.

5. تجنب استخدام الكلمات المختصرة والمصطلحات الغريبة: تجنب استخدام المصطلحات التي قد تخلق تشويشاً لدى الشخص المتلقي. فالتواصل مع الأشخاص عبر البريد الالكتروني يختلف عن التحدث معهم عبر الهاتف، فبعكس الهاتف لا يمكنك شرح المصطلحات الغامضة وغير المفهومة بشكل مفصل وواضح عبر البريد الالكتروني.

6. أضف عنواناً واضحاً للرسالة: يتلقى المهنيون مئات الرسائل الالكترونية يومياً، لذا احرص على كتابة عنوان واضح، ودقيق ومرتبط بالموضوع الرئيسي لرسالتك. فمن المحتمل بأن يتم ارسال العناوين المبهمة الى ملف الرسائل غير المرغوب بها.

7. أرسل الرسالة الى الأشخاص المعنيين فقط: راجع جيداً أسماء كافة الأشخاص الذين شملتهم في رسالتك قبل ارسالها اليهم. فقد لا يبدي بعض الأشخاص أي اهتمام بالموضوع المحدد، وبالتالي ستتلقى نتائج سلبية عند ارسال الرسالة لمن لا تهمه هذه الرسالة.

8. اجعل الرسالة مختصرة: تجنب ذكر تفاصيل غير مهمة واجعل البريد مختصراً وموجزاً قدر الامكان. ادخل في صلب الموضوع الرئيسي مباشرة، واستخدم علامات التنقيط والفقرات بالشكل المناسب.

9. أضف توقيع خاص بك في نهاية الرسالة: من الضروري اضافة توقيع خاص بك في نهاية الرسالة، ويفضل استخدام التصميم المتبع في شركتك لتجنب تشويش العملاء عند البحث عن بيانات الاتصال الخاصة بك، مثلاً.

10. تجنب الإفصاح عن أية معلومات سرية: تجنب الإفصاح عن أية معلومات سرية حول شركتك أو ذِكر تفاصيل شخصية، فمن المحتمل بأن تصل الرسالة الى الشخص الخطأ ويتم استخدامها في مسائل قانونية.

11. تحقق من عدد وحجم الملفات المرفقة: يفضل عدم إرفاق ملفات ذات حجم كبير برسالتك، فقد يواجه الشخص المتلقي صعوبة في تنزيلها. واحرص كذلك على اعلام الشخص المتلقي بحجم الملفات الكبيرة قبل ارسالها. كما يفضل ارفاق ملفين الى ثلاثة ملفات كحد أقصى، فإرفاق عدد أكبر من الملفات قد يؤدي الى تشويش الشخص المتلقي.